Organizacja imprez firmowych

Coraz więcej firm dostrzega, że ograniczanie się do prowadzenia jedynie działalności stricte związanej z profilem firmy jest niewystarczające, by zaistnieć czy też utrzymać się na rynku. Budowa i promocja marki, promocja produktów, nawiązywanie i zacieśnianie kontaktów z kontrahentami, budowa firmowego teamu i wiele innych elementów decydujących o powodzeniu firmy wymaga dodatkowych narzędzi. Należą do nich, oczywiście między innymi, imprezy i eventy firmowe.

Eventy integracyjne i eventy biznesowe

Eventy firmowe to nic innego, jak wszelkie wydarzenia finansowane przez firmę, a organizowane dla pracowników, współpracujących firm i potencjalnych kontrahentów oraz klientów, odbiorców produktów firmy. Eventy firmowe możemy podzielić na dwie zasadnicze grupy, eventy biznesowe oraz eventy integracyjne. Te pierwsze wiążą się bezpośrednio z działalnością biznesową firmy, drugie służą szeroko pojętej integracji i budowie zespołu firmy.

Eventy biznesowe to, między innymi, konferencje, w tym także prasowe, gale biznesowe, bankiety biznesowe, gale firmowe takie jak otwarcia inwestycji i gotowych już obiektów, jubileusze firmowe. W tej grupie mieszczą się także eventy promocyjne i lunch produktu. Imprezy integracyjne to pikni i wyjazdy firmowe, bankiety, gry plenerowe, team building, wigilie firmowe itp. wydarzenia. Eventy integracyjne spełniać też mogą rolę motywacyjną czy stanowić nagrodę dla pracowników za osiągnięcie wytyczonych celów.

Eventy stacjonarne, eventy online, eventy hybrydowe

Eventy i imprezy firmowe to niekoniecznie wydarzenia stacjonarne, odbywające się w „realu”. Coraz powszechniej organizowane są eventy online, gdzie uczestnicy łączą się poprzez internet. Takie „zdalne” imprezy to doskonały pomysł w przypadku, gdy firma ma rozbudowaną strukturę i oddziały w wielu miastach czy krajach. Także w firmach w których znaczna część personelu pracuje zdalnie takie rozwiązanie będzie znakomitym pomysłem. Podobnie jest w przypadku organizowania konferencji czy innych eventów biznesowych.

Istnieje jeszcze trzecia, coraz bardziej popularna możliwość zorganizowania imprezy firmowej. To tzw. eventy hybrydowe, stanowiące połączenie wydarzenia stacjonarnego z jego transmisją online. To doskonały sposób na poszerzenie grona uczestników – odbiorców.  Na stacjonarne wydarzenie, np. konferencję, nie każdy z potencjalnych uczestników może z tych, czy innych względów dotrzeć. A event hybrydowy daje mu możliwość wzięcia udziału w imprezie online. Przy tym nie tracimy możliwości realizacji celów, jakie daje tylko wydarzenie stacjonarne.

Jak zorganizować event firmowy?

Właściwa organizacja eventu firmowego nie jest rzeczą łatwą. Impreza ma za zadanie osiągnięcie określonych celów, dlatego musi być dokładnie zaplanowana i perfekcyjnie zrealizowana. Wymaga to profesjonalnej wiedzy i doświadczenia. A także, szczególnie w przypadku imprez online i hybrydowych, specjalistycznego zaplecza technicznego. Oczywiście firma może spróbować zorganizować event siłami własnego personelu, ale jak uczy doświadczenie, nie jest to zazwyczaj najlepszym pomysłem. Koszty rosną lawinowo a efekt końcowy nie zapewnia realizacji założonych celów. Znacznie prostszym, szybszym i tańszym, a co najważniejsze skuteczniejszym sposobem na udaną imprezę firmową jest zatrudnienie do jej organizacji profesjonalistów, czyli agencji eventowej.

Agencja Eventowa

Agencja eventowa to firma, dzięki której klienci zorganizują praktycznie każde wydarzenie, o jakim tylko pomyślą. Pracownicy agencji zajmują się m.in. organizowaniem konferencji, warsztatów, imprez firmowych, targów czy też bankietów. Kluczowe jest to, aby firma posiadała spore doświadczenie branżowe i zatrudniała w swoich szeregach wykwalifikowanych specjalistów. Organizowanie rozmaitych eventów wpływa m.in. na rozwój oraz promocję firmy, dlatego na tego typu wydarzenia decyduje się coraz szersze grono klientów. Warto robić to profesjonalnie.

Agencja eventowa – czym konkretnie może się zająć? Mocne strony

Agencja eventowa świadczy swoje usługi nie tylko osobom prywatnym, ale też różnego rodzaju przedsiębiorstwom i instytucjom. Wystarczy umówić się na spotkanie z przedstawicielem agencji, omówić wszelkie szczegóły ewentualnej współpracy i „zaklepać” wybrany termin. Pracownicy zajmą się zorganizowaniem całego wydarzenia, tak aby po drodze nie doszło do żadnych przykrych niespodzianek.

Agencje eventowe okazują się niesamowitym wsparciem m.in. podczas organizowania wyjazdów integracyjnych. To właśnie na nich współpracownicy mogą się bliżej poznać i zwiększyć efektywność pracy. Takie usługi pozwalają na zbudowanie odpowiednich relacji pomiędzy zatrudnionymi pracownikami, ale też na znaczną oszczędność czasu. Właściciele firm bazują na wiedzy, umiejętnościach i doświadczeniu profesjonalistów, a im samym pozostaje jedynie nadzorowanie poszczególnych działań. Agencja jest w stanie zaplanować i zorganizować wydarzenia o charakterze firmowym, biznesowym czy też rodzinnym. Wszystko zależy w tej sytuacji od klienta.

Agencja eventowa – dlaczego warto nawiązać z nią długofalową współpracę?

Nawiązanie długofalowej współpracy z agencją eventową ma głęboki sens. Dzieje się tak, ponieważ:

• pracownicy agencji zdołają rozwiązać największe problemy, a jednocześnie omijają różnorodne przeszkody,
• właściciele firm nie muszą osobiście zajmować się formalnościami związanymi z organizacją eventu (np. wybraniem miejsca, doborem oprawy muzycznej, zarezerwowaniem noclegów, itd.),
• zaoszczędzony czas można wykorzystać na promowanie firmy lub też wyszukiwanie ciekawych kontrahentów,
• wydarzenie jest zorganizowane kompleksowo i nie ma mowy o jakichkolwiek zaniedbaniach.

Agencja eventowa spełni oczekiwania najbardziej wymagających inwestorów. Jej pracownicy wezmą pod uwagę m.in. indywidualne potrzeby klientów, dostępne możliwości finansowe oraz oczekiwania gości. Dzięki temu każda osoba wyjdzie z eventu w pełni zadowolona i będzie o nim opowiadała swoim najbliższym znajomym.

Jeśli chodzi o długofalową współpracę warto podkreślić w tym miejscu fakt, iż znalezienie zaufanej agencji eventowej to klucz do sukcesu. W ciągu roku organizuje się przecież co najmniej kilka takich eventów (przynajmniej w dużych korporacjach), dlatego lepiej mieć u boku sprawdzonych specjalistów. To również szansa na otrzymanie atrakcyjnych rabatów cenowych (przy organizowaniu kilku wydarzeń można liczyć na spore zniżki).